Comece pelo contrato atual
Confira o prazo de aviso, a forma de encerramento e as responsabilidades previstas no contrato com o escritório atual. Uma comunicação objetiva evita que uma das partes suponha que uma obrigação já está sendo tratada pela outra.
Defina a competência de início
Combine a partir de qual período o novo escritório assume a rotina e quem fica responsável pelas entregas que ainda estão em andamento. Obrigações com vencimento posterior podem estar relacionadas a períodos anteriores; a divisão precisa ficar clara.
Organize os documentos da transferência
Reúna o contrato social e suas alterações, demonstrações contábeis, informações fiscais e trabalhistas e o histórico de entregas disponível. A lista exata varia conforme a atividade, o regime e o escopo da contratação.
Mapeie pendências e acessos
Informe parcelamentos, notificações, inconsistências conhecidas e rotinas específicas. Para os acessos, prefira os mecanismos de autorização e procuração adequados a cada sistema, com permissões compatíveis com a necessidade.
Alinhe a nova rotina
Defina quem envia os documentos, quem valida as informações e quais canais e prazos serão usados. O início de uma nova parceria é uma oportunidade para simplificar processos que já geravam retrabalho.